電話マナーとお客様とのコミュニケーションスキルを身につけなければなりません。

どこかの会社に電話したら、相手の親切で美しい声が聞こえます。心の中ではきっと楽しく会話がスムーズに展開できます。この職場に対していい印象を持っています。電話では自分の行動を少し注意するだけで、相手に全く違った印象を与えます。同じように言います。すみません、ここはXX会社です。しかし、声がはっきりしていて、耳に快い、歯切れがいいので、相手に好印象を与えます。電話に出る時は、「私が会社を代表してイメージする」という意識が必要です。

電話する時は良好なままにします。気持ちこのように、相手が見えなくても、明るい口調からあなたに感染し、相手に素晴らしい印象を与えます。顔の表情は音の変化に影響します。電話の中でも、「相手が私を見てくれる」という気持ちで対応します。

電話中は絶対に喫煙、お茶、お菓子を食べてはいけません。だらだらした姿勢でも相手は「聞く」ことができます。電話をかける時、腰を曲げて椅子に横になったら、相手があなたの声を聞くのはだらしなくて、しょんぼりしています。姿勢が整っていて、体がまっすぐで、出す音も親切で耳に快いです。活力に満ちています。だから電話するときは、相手が見えなくても、相手が目の前にいるつもりで、できるだけ自分の姿勢に気をつけましょう。

声は優しく、丁寧に、丁寧な言葉で表現します。口とマイクの間は適切な距離を保ち、適度に音量をコントロールし、聞き取れなくなり、誤解を生じないようにする。声が大きいせいか、威張っていると誤解されます。

5 WIHの技術をいつでも覚えています。5 W 1 Hとは①Whenいつ②Who何人③Whereどこ④What何事⑤Whyどうして⑥HOWはどうやって行いますか？仕事の中でこれらの資料はすべてとても重要です。電話に対しても、電話に出ることは同じ重要性を持っています。電話記録は簡潔で完璧であり、5 WIHの技術によるものである。

　　出勤時間かかってくる電話はほとんど仕事と関係があります。会社の電話はどれも重要です。適当にしてはいけません。相手が探している人がいなくても、「彼はいません」と答えてはいけません。電話に出る時も、できるだけ用件を聞いて、事故を起こさないようにします。相手が本部門の他の会社の電話番号を調べたら、すぐに調べて、知らないとは言えません。

現代の従業員は業務が忙しくて、机の上でよく2、3台の電話があります。電話のベルが聞こえたら、正確に迅速に受話器を取って、電話を受けます。長距離電話を優先して、三回以内に受話器をしたほうがいいです。電話のベルが鳴ると約3ミリ秒で、長時間電話に出ない、あるいは相手を長く待たせるのは失礼です。相手は待つ時にとてもいらいらします。あなたの職場は彼に悪い印象を残します。電話が遠くても、電話のベルが鳴ったら、近くに誰もいません。一番早いスピードで受話器を持ち上げるべきです。このような態度はすべての人が持つべきです。電話のベルが五回鳴ったら受話器を取って、まず相手に謝るべきです。電話が長く鳴ったら、電話に出るのは「もしもし」だけです。相手は非常に不満で、悪い印象を与えます。