プロジェクトのドキュメント管理を行う方法

プロジェクトドキュメントのライフサイクルには、一般的に、作成、承認、発行、修正、配布、署名、アーカイブ、廃止、リカバリなどが含まれます。プロジェクトドキュメントを管理することは、ライフサイクル全体を管理することです。

重要なのは、ドキュメントのライフサイクル全体を管理することです。

作成さくせい:テンプレート、名前、分類、権限てんぷれーと、なまえ、ぶんるい、けんげん

新しいプロジェクトドキュメントを作成します。ファイルやフォルダを新規作成するだけでは終わりません。まず、プロジェクトドキュメントを作成するには、ドキュメントが表示する内容をよりよく表現するために、コンテンツ、フォーマットの基本的な要件を満たす固定ドキュメントテンプレートに従う必要があります。たとえば、ドキュメントのヘッダーフッターのフォーマット、ドキュメントのカタログスタイル、ドキュメントのフォントなどを設定します。

異なるカテゴリの文書には異なるテンプレートが必要であり、異なる文書を作成する際にどのタイプのテンプレートを使用する必要があるのかを操作者がよりよく理解できるようにする必要があります。ドキュメントテンプレートが変更された場合は、ユーザーにタイムリーに通知し、ドキュメントのテンプレート管理を行う必要があります。

次に、文書の命名と分類にも注意が必要です。管理者は、使用者が必要なファイルに迅速かつ正確にナビゲートできるように、プロジェクトドキュメントの命名と分類の根拠と要件を指定する必要があります。具体的な命名方法については、「原文リンク」を参照してください。

最後に、新しいドキュメントの設定権限が与えられました。1つのプロジェクトでは、同じ作業を異なるタスクグループの複数のユーザが同時に協力して行う必要があるため、権限設定はタイプが広く、組み合わせが多く、特殊な状況に対して特別な方法で対応する必要があります。権限管理は、プロジェクト担当者が許可された権限の下で、ドキュメントをより信頼性と正確に使用できるようにするためのものであり、複雑で不便な管理操作を増やすべきではないことに注意してください。

どのようにしてプロジェクトドキュメントの作成、修正などのメッセージを迅速かつ正確に各人に通知しますか？チャネルが重要です。すべての情報は文書を中心に操作され、情報の正確性を保証します。同時に、現在のモバイルオフィスの時代の流れを満たすには、Webページ、アプリ、微信を問わず、最初の時間に情報を受け取ることができるようにしなければならない。

文書管理の承認と従来のOAの承認が異なることを何度も強調していますが、その理由は根本的な出発点が異なるからです。ドキュメント管理の承認は、ファイルを中心にプロセスを構築する必要があります。ファイルの権限申請であれ、ファイルの署名であれ、すべての操作は常にファイルそのものを中心にしています。過去のOAでのプロセスを放棄し、メールで添付ファイルを渡すドキュメント承認方式を採用しましょう。ファイルを中心としたオンラインプロセスを採用して、承認を簡単にします。

　　ドキュメントの配布メッセージ配信の要件と同様に、一方では配信ファイルの正確性を保証する一方で、メッセージのタイムリー性を保証する必要があります。QQ、メールボックスを使用してファイルを転送すると、速度が遅くなるだけでなく、ファイルの紛失や破損を起こしやすくなります。そのため、ファイル配布は統一、安全、迅速を保証する必要があります。従来の添付ファイル形式に代わるファイル共有または公開により、同じプラットフォーム上でファイルの高速ストリーミングを実現し、異なる人の異なる権限要件を満たすことができます。